KATA PENGANTAR
Puji
dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberi rahmat serta
hidayah sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tentang Prosedur Perkantoran ini
Penulis
menyadari sepenuhnya bahwa untuk menyelesaikan makalah ini tidaklah mudah. Namun,
berkat dorongan serta upaya dan tanggung jawab, penulis mampu menyelesaikan makalah
ini sebagai salah satu tugas dari mata kuliah Sistem Sosial Indonesia.
Dengan
segala keterbatasan yang ada pada diri penulis, maka dalam penulisan makalah
ini pun tidak terlepas dari kesalahan dan khilaf. Oleh karena itu, dengan
segala kerendahan hati penulis kan menerima dan memperhatikan segala bentuk
kritik dan saran yang bersifat membangun.
Dan
pada akhirnya, betapapun kecilnya sumbangan pemikiran yang dapat penulis
kemukakan dalam laporan
ini. Dan diharapkan laporan
ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.
DAFTAR ISI
Cover
Kata Pengantar
Daftar Isi
Bab I Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
1.2 Rumusan Masalah
1.3 Tujuan
Bab 2 Kajian Pustaka
2.1 Pengertian Prosedur Perkantoran
2.2 Pentingnya Sistem Perkantoran
2.3 Fungsi Prosedur Pekerjaan
2.4 Prinsip-Prinsip Sistem Perkantoran
2.5 Buku Pedoman Kantor (atau buku pedoman
prosedur)
2.6 Keuntungan Buku Pedoman Kantor
2.7 Kerugian Buku Pedoman Kantor
2.8 Teknik Membuat dan Memperbaiki Sistem
Perkantoran
2.9 Bagan Pekerjaan
2.10 Tujuan Bagan
Bab 3 Pembahasan
3.1 Alur Pengorderan Material
3.2 Alur Koordinasi
3.3 Solusi Permasalahan
3.4 Target Perusahaan
3.5 Reward dan Punishment
Bab 4
4.1 Simpulan
4.2 Saran
Daftar Pustaka
BAB I
Pendahuluan
1.1
Latar Belakang
Prosedur
perkantoran merupakan salah satu hal yang vital bagi sebuah perusahaan. Dengan
adanya prosedur perkantoran suatu perusahaan dapat menambah efektivitas
pekerjaannya dengan tujuan mengurangi biaya pekerjaan kantor. Prosedur
perkantoran ialah serangkaian langkah pekerjaan tulis menulis yang berhubungan,
biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang yang membentuk suatu cara
tertentu dan dianggap baik untuk melakukan satu kegiatan penting. Jadi setiap
perusahaan pasti memiliki prosedur dalam setiap bidang pekerjaan yang akan
dijalankan, sehingga pekerjaan yang ada dalam sebuah kantor dapat berjalan
dengan lancar. Selain itu pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan (khususnya
tentang siapa dan apa yang dilakukan) lebih mudah dilakukan. Dan apabila ada
kemacetan dalam pekerjaan dapat diuraikan dari mana kesalahan tersebut bisa
terjadi. Dengan adanya prosedur perkantoran juga dapat mengurangi biaya
pekerjaan kantor tanpa merugikan efektivitas pekerjaan disamping membantu
manajemen mencapai tujuannya. Koordinasi
antar bagian karyawan yang berlainan pun menjadi lebih mudah sekaligus
memudahkan proses pelatihan terhadap pegawai baru.
Seperti
halnya dengan CV. Pelita Abadi juga memiliki prosedur perkantoran yang
ditetapkan dalam melaksanakan pekerjaan. Dalam hal ini prosedur yang kami bahas
ialah prosedur pemesanan. CV ini bergerak di bidang kontraktor, yakni di
dalamnya melayani permintaan konsumen untuk mendesain dan membangun suatu
bangunan seperti, rumah, sekolah, laboratorium, dsb.
Kami
tertarik untuk mengangkat CV Pelita sebagai objek pembahasan karena CV ini
merupakan CV yang tidak memiliki cukup SDM untuk menduduki setiap bagiannya
sehingga terdapat beberapa orang yang mempunyai lebih dari satu jabatan. Selain
itu, adanya reward bagi karyawan yang telah bekerja selama 5 tahun di CV
tersebut akan mendapatkan fasilitas umroh gratis dari pemiliknya. Kami
melakukan wawancara langsung terhadap narasumber yang menduduki jabatan sebagai
administrasi umum dan juga sebagai adminisrasi divisi almini.
CV
ini masih baru tapi memiliki target yang besar, yaitu 1 milyar rupiah per
bulannya. Ini menunjukkan bahwa CV ini memiliki kemampuan yang tinggi dalam
pencapaian target pasar. Dalam hal ini prosedur perkantoran sangat diperlukan
karena dapat memudahkan jalannya prosedur pemesanan yang akan dilakukan.
Prosedur perkantoran merupakan metode
- metode yang dibutuhkan untuk menangani
aktivitas-aktivitas yang akan datang.
Aktivitas tersebut terkait dengan tujuan yang akan dicapai dalam suatu
perusahaan sehingga prosedur perkantoran digunakan sebagai pedoman untuk
bertindak agar tidak salah arah dalam proses pencapaian tujuan.
Dalam pembuatan prosedur perkantoran diharuskan adanya
prinsip – prinsip yang mempermudah pemahaman prosedur tersebut. Dengan kata
lain, prosedur perkantoran harus sederhana dan mudah dimengerti. Prosedur juga
harus bersifat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah
sehingga dapat meminimalisir adanya pekerjaan yang tidak perlu dan dapat
melaksanakan pekerjaan dengan sebaik – baiknya.
1.2
Rumusan Masalah
1.
Bagaimana prosedur perkantoran ( prosedur pemesanan ) di CV Pelita Abadi ?
1.3
Tujuan
1.
Untuk mengetahui prosedur perkantoran ( prosesur pemesanan ) di CV Pelita Abadi
BAB II
Kajian Pustaka
2.1 Pengertian
Prosedur Perkantoran
Prosedur perkantoran atau sistem
perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-palaksanaan
pekerjaan), dimana didalam pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang
dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya,
dan siapa yang melakukannya.
(Moekijat : 1989, 52)
2.2 Pentingnya
Sistem Perkantoran
Sistem perkantoran adalah penting,
karena sistem perkantoran yang baik:
a. Mengakibatkan
pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus pekerjaan yang lebih baik).
b. Memberikan
pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan
tersebut dilakukan.
c. Mengakibatkan
penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
d. Mengakibatkan
koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berlainan.
e. Membantu
dalam latihan pegawai-pegawai baru.
f. Dihubungkan dengan formulir perkantoran,
alat pekerjaan tata usaha yang penting.
(Moekijat : 1989, 52)
2.3
Fungsi Prosedur Pekerjaan
a. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama, bagi pegawai
baru.
b. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan
kerja
c. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur
frekuensi kerja yang tepat.
d. Alat untuk mengatur tata ruang kantor.
e. Alat untuk menghindarkan pekerjaan yang menumpuk.
f. Alat untuk perencaan kerja dan pengembangannya di
kemudian hari.
g. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis
jabatan.
h. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui
seluruh proses kerja.
i.
Alat
untuk mempersiapkan mekanisasi prosedur.
2.4 Prinsip-Prinsip
Sistem Perkantoran
Prinsip-prinsip sistem perkantoran
adalah:
a. Sistem
perkantoran hendaknya sederhana, sehingga dapat mempermudah pengawasan.
b. Spesialisasi
hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
c. Pencegahan
penulisan, gerakan, atau kegiatan yang tidak perlu.
d. Berusaha
mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan mencegah adanya
rintangan-rintangan.
e. Mencegah
kekembaran (duplikasi) pekerjaan (terutama formulir-formulir).
f. Hendaknya ada pengecualian yang
seminimun-minimumnya terhadap peraturan.
g. Cegah
pemeriksaan yang tidak perlu.
h. Sistem
hendaknya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondidi yang berubah.
i.
Pembagian tugas yang tepat.
j.
Sistem perkantoran hendaknya memberikan
pengawasan yang terus-menerus terhadap pekerjaan yang dilakukan.
k. Penggunaan
mesin kantor yang sebaik-baiknya.
l.
Gunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang
sebaik-baiknya.
m. Tiap
pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan
tujuan.
n. Pekerjaan
tata usaha harus diselenggarakan sampai seminimum-minimumnya.
o. Pergunakan
sebaik-baiknya prinsip pengecualian.
(Moekijat : 1989, 52-53)
2.5 Buku
Pedoman Kantor (buku pedoman prosedur)
Buku pedoman kantor berupa sebuah buku
kecil (biasanya lembaran lepas) yang memuat:
a. Garis
besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan tanpa nama).
b. Sistem
atau metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
c. Formulir-formulir
yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya.
d. Tanggal
dikeluarkannya dan dibawah otoritas siapa buku pedoman tersebut diterbitkan.
e. Instruksi
tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.
(Moekijat : 1989, 53)
2.6 Keuntungan
Buku Pedoman Kantor
Keuntungan buku pedoman kantor ( buku
pedoman prosedur) adalah:
a. Menulis
prosedur mengakibatkan penelitian kembali sistem-sistem.
b. Buku
pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil.
c. Buku
pedoman kantor meringankan (membantu, mempermudah) pengawasan.
d. Buku
pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai.
(Moekijat : 1989, 54)
2.7 Kerugian
Buku Pedoman Kantor
Kerugian buku pedoman kantor adalah:
a. Prosedur-prosedur
tidak lebih baik ketimbang cara prosedur-prosedur tersebut ditulis (dicatat).
b. Isi
pekerjaan jabatan tidak selalu tetap (statis).
c. Menyiapkan
suatu buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering menjadi tidak berlaku
lagi (out of date).
d. Buku
pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai.
e. Banyak
kantor berjalan lancar tanpa adanya buku prosedur tertulis.
(Moekijat : 1989, 54)
2.8 Teknik
Membuat dan Memperbaiki Sistem Perkantoran
Teknik membuat dan memperbaiki sistem
perkantoran adalah sebagai berikut:
a. Pelajari
dan analisis secara terinci pekerjaan yang akan dilakukan (menggunakan
bahan-bahan yang sesuai).
b. Tentukan
bagian-bagian pekerjaan manakah yang penting dengan mengingat tujuan kantor.
c. Hapuskan
pekerjaan-pekerjaan yang tidak pelu.
d. Pertimbangkan
semua metode alternatif untuk pekerjaan lainnya.
e. Pilihlah
metode yang terbaik untuk tiap pekerjaan dengan memperhatikan pengawasan,
biaya, dan penyusunan tenaga kerja.
f. Tentukan standar pekerjaan yang adil bagi
tiap pekerjaan untuk tujuan pengawasan dan penyusunan tenaga kerja.
g. Hitung
pegawai yang diperlukan dan usahakan mendapatkan urutan pekerjaan yang tepat
untuk memberikan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya.
h. Rencanakan
tata ruang kantor dengan memberikan arus pekerjaan.
i.
Latih pegawai-pegawai dan pergunakan
prosedur baru.
(Moekijat : 1989, 54-55)
2.9 Bagan
Pekerjaan
Tujuan bagan pekerjaan adalah untuk
melukiskan (menggambarkan) suatu sistem atau arus pekerjaan dan sebagainya
dalam suatu cara yang sederhana, sehingga hal ini dapat dengan mudah
dimengerti. Selanjutnya studi bagan pekerjaan menunjukkan dimana subjek
memerlukan perbaikan.
Ada bermacam-macam bagan antara lain:
a. Bagan
analisis posedur.
b. Bagan
arus prosedur.
c. Bagan
distribusi pekerjaan.
d. Bagan
studi produksi.
e. Diagram
gerakan
f. Bagan
operasi.
(Moekijat : 1989, 55)
2.10 Tujuan
Bagan.
a. Tujuan
bagan analisis prosedur adalah untuk membuat ikhtisar tentang pelaksanaan yang
berlainan, menganalisis macam pelaksanaan pekerjaan, memberikan urutan dan
waktu yang dipergunakan untuk masing-masing pelaksanaan pekerjaan dan tempat
yang dilalui oleh dokumen. Bagan analisis prosedur merupakan bagan yang
terpenting yang dipergunakan dalam analisis sistem dan menggunakan simbol studi
pekerjaan yang berlainan.
b. Tujuan
bagan arus prosedur adalah untuk menunjukkan bagaimana formulir-formulir
perkantoran dan salinan-salinannya berpindah dari suatu bagian ke bagian yang
lain.
c. Tujuan
bagan distribusi pekerjaan adalah untuk nenunjukkan bagaimana bermacam-macam
pekerjaan yang berlainan dibagikan diantara anggota-anggota tenaga kerja yang
berlainan.
d. Tujuan
bagan studi produksi adalah untuk menunjukkan penggunaan mesin dan orang yang
menggunakan mesin tersebut.
e. Tujuan
diagram gerakan adalah untuk menunjukkan bagaimana dokumen-dokumen berpindah
atau bergerah dari sebuah meja ke sebuah meja yang lain pada rencana lantai
kantor.
f. Tujuan bagan operasi adalah untuk
menunjukkan tempat yang dipindahkan dan waktu, baik dari tangan kiri maupun
dari tangan kanan, untuk mempelajari pekerjaan seseorang secara mendalam (terinci).
(Moekijat :
1989, 56)
BAB III
Pembahasan
CV.
Pelita Abadi merupakan perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor, yakni di
dalamnya melayani permintaan konsumen untuk mendesain dan membangun suatu
bangunan seperti perumahan Menteng Regency, Pakuwon Indah, Taman Pondok Jati,
Pakuwon City, Delta Bromelia, dsb. Perusahaan ini terlelak di Jl. Klampis
Semolo Timur No. 12 B – Surabaya. Untuk memenuhi permintaan tersebut, CV Pelita
Abadi mempunyai prosedur pemesan yang harus dipenuhi. Apabila pemesanan tidak
sesuai prosedur, barang yang sudah dipesan akan diambil kembali oleh pabrik.
Perusahaan tidak bertanggung
jawab
atas resikonya karena hal tersebut merupakan tanggung jawab pihak pabrik.
Awalnya,
prosedur pemesanan di perusahaan ini tidak tertulis. Namun, setelah adanya
administrator baru dan perkembangan yang meningkat, CV Pelita lebih
memperhatikan efektivitasnya. Salah satunya dengan menuliskan prosedur
pemesanan. Prosedur pemesanan ini mempermudah koordinasi antar divisi untuk
memenuhi pesanan meskipun beberapa karyawan merangkap 2 jabatan sekaligus.
Selain itu, hal ini juga dapat mempermudah proses pemback-upan pesanan. Prosedur
ini
juga membantu dalam pembagian pekerjaan, mempermudah dalam pengawasan dan
membantu proses latihan bagi pegawai baru.
Berikut ini merupakan bagan
prosedur pemesanan di CV Pelita Abadi.
3.1
ALUR PENGORDERAN MATERIAL
 |
|||||
 |
|||||
 |
|||||
 |
|||
 |
|||
Keterangan
1. Konsumen memesan
barang dan jasa ke CV Pelita Abadi
2. Perusahaan ini merencanakan
design dan merk barang yang digunakan
3. Barang yang telah
dipesan, dihitung secara keseluruhan
4. Setelah itu, barang
dipesan dari toko dan pabrik
5. Setelah barang datang,
proyek mulai dikerjakan.
6. Barang dihitung -> Saat barang dari
pabrik dikirim ke proyek itu
harus sesuai dengan hitungan perencanaannya. Tidak boleh ada
yang kurang.
7. Diamankan -> barang proyek
ditempatkan
di tempat
yang aman, karena sering kali barang proyek hilang. Hal ini disebabkan karena dalam 1 perumahan itu terdapat banyak kontraktor.
8. Surat jalan sebagai
rincian barang apa saja yang dikirim ke proyek. Jika barang sudah diterima,
surat jalan yang asli harus dikembalikan ke kantor untuk direkap barang apa
saja yang sudah dikirim ke proyek.
9. Pembayaran : 25%
saat barang di kirim. 50% saat kerangka jadi. 25% saat proyek selesai.
Kendala : Saat pengiriman material dari pabrik
sering kali tidak ada yang menerima barang di proyek. Biasanya itu terjadi jika
saat pengiriman material, pabrik tidak menghubungi pihak kantor sebelumnya dan
bagian pengawas proyek sedang melakukan pengecekan proyek lain. Sehingga sering
kali penerima barang adalah tukang, bukan pengawas.
3.2
ALUR KOORDINASI
Sales Bertugas
untuk mempromosikan barang
Teknis / Pelaksanaan Survey Cek
Lokasi dan Gambar
Hitung Order Kerja
Administrasi Penawaran PO / Kirim Kasir
Support Sopir Office
Boy Helper
3.3 SOLUSI
PERMASALAHAN
1. Kesalahan
Gambar : Bagian perencanaan harus segera dipenuhi Paling lambat minggu I bulan
Oktober
2. Perubahan
Job desk
Penagihan :Mustakim dan wiwid
Proyek : Achmad( Stand by kantor jam 08.00
untuk bantu cek
kebutuhan material)
3. LakukanCek
lapangan Sebelum Kirim material
4. Penulisan
Board untuk proyek dilakukan oleh Admin proyek mulai difungsikan pada bulan Oktober
jika bagian perencanaan belum terisi
5. Jika
tidak ada Helper maka digantikan sementara oleh :
·
Pak Sigit
·
Pak Takim
·
Pak Wiwid
6. Mobil
pengiriman material harus siap muat pada jam 08.15 dan maksimal keberangkatan pada
jam 09.00
7. Jika
ada perubahan dalam proses kerja, maka pengiriman material sesuai perhitungan
yang lama (jika urgent)
3.4
TARGET PERUSAHAAN
Ø Atap
dan Plafon : 1 Milyar per bulan
Ø Toko
Material : 500 Juta per bulan
Ø Aluminium : Menuju 100 juta per bulan
Ø Cabang
Malang : Menuju 100 juta per bulan
3.5
REWARD DAN PUNISHMENT
Reward : Jasa Produksi atau Bonus, berlaku
secara team jika target
perusahaan terpenuhi.
Punishment : Penalty atau hukuman atas kesalahan
berlaku untuk setiap
Kesalahan yang dilakukan perorangan, bukan
secara team.
BAB 4
4.1 SIMPULAN
Prosedur
perkantoran merupakan salah satu hal yang vital bagi perusahaan, karena
prosedur perkantoran dapat mengurangi biaya pekerjaan kantor tanpa merugikan efektifitas pekerjaan serta
dapat membantu manajemen dalam mencapai tujuannya.
Seperti
halnya dengan CV. Pelita Abadi yang bergerak di bidang kontraktor, yang
melayani permintaan konsumen untuk mendesain dan membangun suatu bangunan
seperti rumah, sekolah, laboratorium, dll. CV ini juga memiliki prosedur
perkantoran dalam pelaksanaan pekerjaannya. Salah satu prosedur perkantoran
pada CV. Pelita Abadi adalah prosedur pemesanan.
Pada
awalnya, prosedur pemesanan di CV. Pelita Abadi ini tidak tertulis. Namun,
setelah adanya administrator baru dan perkembangan yang meningkat, CV. Pelita
Abadi lebih memperhatikan efektifitasnya. Salah satunya dengan menuliskan
prosedur pemesanan. Karena CV. Pelita Abadi ini bergerak di bidang kontraktor
maka prosedur pemesanan dianggap penting untuk kelancaran dalam proses
pengorderan hingga pengiriman.
Beberapa
alur prosedur pemesanan di CV. Pelita Abadi:
1. ALUR PENGORDERAN MATERIAL 2. ALUR KOORDINASI 3.
SOLUSI PERMASALAHAN
4. TARGET PERUSAHAAN
5. REWARD dan PUNISHMENT
Dengan
adanya alur pada prosedur pemesanan ini dapat memudahkan dalam pembagian
pekerjaan setiap divisi dan arus pekerjaan pada CV. Pelita Abadi menjadi lebih
lancar.
Setelah
CV. Pelita Abadi menuliskan prosedur pemesanan sebagai bagian dari prosedur
perkantorannnya, koordinasi antar divisi untuk memenuhi pesanan menjadi lebih
mudah. Selain itu, juga dapat mempermudah proses pemback-upan pesanan. Dan juga dengan adanya penulisan prosedur
pemesanan ini dapat mempermudah dalam
pengawasan dan membantu proses latihan bagi pegawai baru.
Menurut
kelompok kami, prosedur pemesanan sebagai bagian dari prosedur perkantoran CV. Pelita
Abadi sudah baik, karena CV. Pelita Abadi sudah sangat memperhatikan
keefektifitasan perusahaan. Hal itu terlihat pada alur prosedur pemesanan yang
baik, mulai dari alur pengorderan material, alur koordinasi, solusi
permasalahan, target perusahaan, reward dan punishment. Bagan alur prosedur
pemesanan CV. Pelita Abadi juga ditulis dengan jelas agar dapat memudahkan
karyawan atau pegawai baru dalam melaksanakan pekerjaannya. Prosedur pemesanan
yang sudah baik ini perlu dipertahankan atau bila perlu dilakukan inovasi agar
prosedur pemesanan dapat lebih baik lagi.
Saran
yang bisa kami berikan adalah CV. Pelita seharusnya menambah karyawan untuk
mengisi bagian yang selama ini dijabat rangkap. karena dengan adanya karyawan
yang mempunyai lebih dari satu jabatan menyebabkan konsentrasi karyawan tidak
dapat benar-benar terfokus pada bagian pekerjaan yang ditanganinya, untuk itu
perlunya menambah SDM dirasa penting untuk mengisi bagian yang masih
kosong demi kelancaran pekerjaan.
DAFTAR PUSTAKA
Moekijat. 1989. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar
Maju
Sedarmayanti.
2009. Dasar-dasar Pengetahuan Tenatang
Manajemen Perkantoran. Bandung : CV Mandar Maju.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar