BAB
16
MENGURUS
DAN MENGENDALIKAN SURAT
1. BAHASA
DAN PENAMPILAN SURAT
Sebagai sarana komunikasi, surat
dikatakan efektif apabila informasi dalam surat atau pesannya dipahami oleh
penerima surat sesuai dengan maksud si pengirim surat. Oleh sebab itu bahasa merupakan
kunci utama yang harus dipahami dalam membuat surat.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat
adalah :
a) Seluruh bagian
surat seperti pada sebuah bingkai
b) Penampilan
bersih, tidak ada coretan atau tambahan ketikan
c) Kertas dan
amplop berkuailitas
d) Kertas warna
putih ukuran folio atau kuarto
e) Gunakan tinta
warna netral misalnya biru atau hitam
f) Nama pada
alamat tujuan ditulis lengkap dengan gelar dan jabatan
2. BENTUK DAN BAGAN SURAT
Bentuk atau gaya penulisan surat adalah susunan atau tata
letak bagian-bagian dari surat. Ada berbagai gaya penulisan surat yang biasa
digunakan ada 4 yaitu :
a) Official style
(bentuk resmi)
b) Block style
(bentuk lurus)
c) Full block
style (bentuk lurus penuh)
d) Semi block
style (bentuk setengah lurus)
Didalam program Microsoft Word tersedia program-program
format baku yang sangat membantu dalam hal membuat surat, memo, lembar
faximile, laporan, brosur, leaflet dan lain sebagainya. Gaya format baik surat,
faks maupun memo disajikan dalam 3 model yaitu model professional,
contemporary, dan elegant.
3. MACAM-MACAM
SURAT
1) Surat
Penting
Surat yang isinya bersifat
mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut masalah kebijakan dan bila terlambat atau hilang
dapat menghambat dan merugikan pelaksanaan kebijakan, kelembagaan, kepegawaian,
keuangan, dan kebendaan
2) Surat
Biasa Atau Rutin
Surat
yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan perlindungan tidak memerlukan
tindak lanjut dan bila surat termaksud hilang, informasinya dapat diperoleh
dari sumber lain.
3) Surat
Rahasia
Surat yang menurut isi
maupun sifat nya memerlukan perlindungan. Karena jika bocor akan dapat
menimbulkan kerusakan/kerugian besar.
BAB
17
PEMBUATAN
DAN PENGENDALIAN FORMULIR KANTOR
1. PENGERTIA
FORMULIR
Pada prinsipnya fomulir
dapat diartikan: sebagai sesuatu bentuk lembaran cetakan dengan kolom-kolom
didalamnya yang harus diisi dengan angka, jawaban ataupun keterangan yang
sesuai dengan pertanyaan ataupun instruksi yang ada.
2. TUJUAN
PENGGUNAAN FORMULIR
Adapun tujuan dan manfaat
dipergunakanya formulir oleh setiap kantor adalah:
1) Untuk
mengurangi kesibukan megutip atau menyalin kembali keterangan yang sama dan
berulang-ulang.
2) Untuk
mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja
3) Untuk
mempermudah dalam mengklasifikasikan data
4) Untuk
mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan system kerja
5) Sebagai
alat perberian istruksi
6) Sebagai
alat perencanaan, karena didalamnya terdapat data kuantitatif maupun kualitatif
7) Sebagai
alat untuk pengawasan dan evaluasi
3. DESAIN
FORMULIR
Dalam cara atau teknik
pembuatan formulir harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1) Gunakan
kertas yang cukup kuat, tetapi tidak terlalu tebal.
2) Sebaiknya
menggunakan huruf cetak
3) Gunakanlah
lembaran yang cukup luasnya sehingga masih dapat memungkinkan digunakan
disposisi, instruksi, ataupun catatan lainnya.
4) Pembuatan
hendaknya menunjukan suatu gambaran yang sistematis tentang keterangan yang
ingin diperoleh.
5) Ukuran
harus sesuai dengan kebutuhan pengisian dan penyimpanan
6) Apabila
formulir nantinya akan dimasukan ke dalam computer atau mesin data processing,
maka harus diperhatikan ukuran dan tebal tipisnya kertas serta hendaknya
diusahakan pula bahwa antara kolom yang satu dengan kolom yang lain harus ada
jarak yang cukup sehingga memudahkan proses berikutnya.
7) Hendaknya
dibuat nomor seri dan kode tertentu yang sekaligus menunjukan tentang jumlah
berapa lembar dan oleh siapakah formulir itu dibuat.
4. PRINSIP
DASAR FORMULIR
Pada prinsipnya proses
pembuatan formulir dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
Ø Pembuat
formulir mengadakan diskusi (Tanya jawab) dengan pejabat yang meminta formulir
bersangkutan
Ø Pembuat
formulir membuat konsep rancangan formulir beberapa macam untuk diuji coba dan
didiskusikan kembali dengan pihak terkait/calon pelanggan, agar jelas
kekurangannya.
Ø Pembuat
formulir mencari/menggali informasi dari pihak terkait sehubungan dengan
formulir yang dirancang
Ø Pembuat
formulir mengadakan penyempurnaan seperlunya, dan minta ijin memberlakukannya
kepada yang berwenang
5. PENGAWASAN
ATAU PENGENDALIAN FORMULIR
Pengendalian formulir
adalah kegiatan secara teratur dan terus menerus untuk :
1. Mencegah
jangan sampai adal formulir yang digunakan tidak sebagaimana mestinya
2. Mencegah
jangan sampai ada formulir yang beredar tanpa pengetahuan/persetujuan yang
berwenang
3. Mencegah
jangan sampai ada formulir yang dirubah tanpa persetujuan sebelumnya.
4. Agar
pekerjaan rutin tidak dirubah tanpa rencana, sehingga formulir, sehingga
formulir tidak dirubah tanpa rencana.
BAB
18
MEMPERSIAPKAN
RAPAT DAN MEMBUATKAN NOTULEN
1. PENGERTIAN
RAPAT
a)
Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi
kelompok yang bersifat tatap muka yang diselenggarakan oleh banyak organisasi,
baik swasta maupun pemerintah
b)
Rapat merupakan alat untuk mendapatkan
mufakat, melalui musyawarah kelompok
c)
Rapat juga merupakan media pengambilan
keputusan secara musyawarah untuk mufakat
d)
Rapat adalah komunikasi kelompok secara
resmi
e)
Rapat adalah pertemuan antara para anggota
dilingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu
masalah yang menyangkut kepentingan bersama
f)
Rapat adalah pertemuan para anggota
organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan
kepentingan organisasi
2. SYARAT
RAPAT YANG BAIK
Rapat dapat dikatakan baik apabila
memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a)
Suasana rapat terbuka
b)
Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif
c)
Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan
d)
Hindari perdebatan
e)
Pertanyaan singkat dan jelas
f)
Hindari terjadi monopoli
3. FUNGSI
PESERTA RAPAT
a.
Sebagai penyumbang pendapat
b.
Sebagai pembuat kesimpulan
c.
Sebagai penyumbang data
d.
Sebagai penerima hasil keputusan
e.
Sebagai pembantu pimpinan
4. TATA
URUTAN PENYELENGGARAAN RAPAT
Tata urutan dapat dibedakan
menjadi dua, yaitu :
a. Urutan
pelaksanaan rapat
b. Penyelenggaraan
rapat
a) Urutan
menurut pelaksanaan rapat pada prinsipnya terdiri dari :
- Pembukaan
- Pembagian
tugas
- Diskusi
kelompok
- Rapat
pleno
- Perumusan
- Reproduksi
- Pendistribusian
naskah
b) Penyelenggaraan
rapat
Penyelenggaraan rapat
meliputi hal-hal yang berhubungan dengan :
- Undangan
rapat
- Pengaturan
ruang rapat
- Perlengkapan
rapat
- Akomodasi
- Kesehatan
5. NOTULEN
RAPAT
Notulen
atau risalah rapat adalah catatan singkat tentang suatu pembicaraan. Notulen
hendaknya ditandatangani oleh ketua rapat, untuk dijadikan bahan pemikiran
lebih lanjut, notulen rapat penting artinya, karena berisi keputusan yang telah
dihasilkan dalam rapata, untuk pegangan bersama.
BAB
19
MEMPERSIAPKAN
PEMBUATAN LAPORAN
1.
PENGERTIAN LAPORAN
Laporan
merupakan suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses data, hasil
dari suatu penelitian, atau hasil dari riset terhadap suatu masalah.
2.
FUNGSI LAPORAN
Laporan
yang tepat akan mempunyai peranan penting bagi organisasi. Apabila dirinci maka
fungsi laporan antara lain adalah sebagai :
a. Salah
satu alat pertanggungjawaban dari pihak yang satu kepada yang lain
b. Salah
satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian, komunikasi dan
koordinasi yang setepat-tapatnya.
c. Salah
satu alat untuk mengadakan perencanaa, pengendalian, penilaian dan pengambilan
keputusan.
d. Salah
satu alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman.
3.
SYARAT-SYARAT KUALITAS LAPORAN
Agar
laporan dapat bermanfaat penggunaannya, maka setiap laporan harus memenuhi
syarat kualitas sebagai berikut :
1) Laporan
harus benar dan obyektif
2) Laporan
harus jelas dan cermat
3) Laporan
harus langsung mengenai sasaran
4) Laporan
harus lengkap
5) Laporan
harus tegas dan konsisten
6) Laporan
harus tepat pada waktunya
7) Laporan
harus tepat penerimaannya
4.
LANGKAH-LANGKAH POKOK DALAM PEMBUATAN
LAPORAN
1) Menentukan
perihal (subyek)
2) Mengumpul
data
3) Mengklasifikasikan
data
4) Evaluasi
dan pengolahan data
Gambaran
umum tentang kerangka laporan antara lain adalah sebagai berikut :
·
Bab I. Pendahuluan
·
Bab II. Batang
Tubuh Laporan
·
Bab III. Kesimpulan
·
Bab IV. Saran
·
Bab V. Lampiran,
sumber bahan
Sistematika
penomoran laporan pada umumnya yang dikenal atau dipergunakan, diantaranya
adalah :
1. System
decimal (digit system)
2. System
gabungan angka dan huruf
BAB 20
TEKNIK
MEMBACA, MENDENGARKAN DAN BERBICARA SECARA EFEKTIF
1. PENGERTIAN
DAN MANFAAT MEMBACA
Pada Abad Modern dewasa ini, kegiatan membaca mempunyai
beberapa ciri :
a. Menangkap
arti kata tercetak atau tertulis dengan tanda tertentu
b. Menangkap
arti sebuah lambing verbal, sehingga dapat memberi makna pada tanda matematik,
not music, kode, tanda lalu lintas dan sebagainya.
2. CARA
MEMBACA YANG BAIK DAN EFISIEN
a) Sewaktu-waktu
membaca hendaknya sekali-kali memejamkan mata atau melihat kearah yang jauh.
b)
Cahaya penerangan yang cukup kuat hendaknya
dating dari belakang pembaca
c)
Pada halaman buku tidak terdapat bayangan
d)
Buku dipegang tangan, tidak terletak
dipermukaan meja
e)
Jarak mata dari buku sekitar 25-30 cm
f)
Membaca hendaknya dilakukan dimeja baca,
tidak di tempat tidur
g)
Setiap kali membaca 1-2 jam, istirahatlah
5-10 menit, lalu dapat dimulai lagi.
3. PENGERTIAN
MENDENGARKAN
Mendengarkan mempunyai dua macam
pengertian, yaitu mendengarkan :
-
Dalam arti sempit
Mendengarkan,
adalah usaha memperoleh suatu pengertian terhadap suatu berita atau pesan
dengan mempergunakan indera pendengaran, terbatas pada penerimaan pesan secara
lisan.
-
Dalam arti luas
Mendengarkan,
adalah usaha untuk memperoleh suatu pengertian dengan mempergunakan indera
pendengan dan kemampuan pikiran untuk mengadakan interpertasi terhadap berita
atau pesan yang diterima, baik secara lisan maupun tertulis.
4. PRINSIP
TEKNIK BERBICARA EFEKTIF
1)
Berbicara efektif
Berbicara
mengandung usaha, diharapkan dari pembicaraan itu akan menimbulkan suatu efek,
yaitu sesuatu yang dikehendaki, ialah pengertian.
2)
Prinsip motivasi dalam komunikasi
Pada
dasarnya, setiap kegiatan yang kita lakukan mempunyai motif yang berbeda-beda.
Kita berbicara mempunai motif tertentu.
3)
Prinsip perhatian
Orang
mempunyai minat terhadap sesuatu apabila seseorang merasa tertarik terhadap
berita yang disampaikan.
4)
Prinsip
keinderaan dalam komunikasi
Indera, ialah alat
perasa seperti penciuman, pendengaran, penglihatan, peraba (panca indera),
dalam prinsip keinderaan berarti dalam berbicara menggunakan alat bantu yang
berhubungan dengan alat pancaindera kita.
BAB
21
KESELAMATAN
DAN KESEHATAN KERJA
1. PENGERTIAN
DAN DASAR HUKUM KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA
a.
Pengertian
Keselamatan
dan kesehatan kerja adalah pengawasan terhadap orang, mesin, material dan
metode yang mencakup lingkungan kerja agar supaya pekerja tidak mengalami
cedera.
b.
Dasar Hukum
Dalam
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1999 pasal 9 diutarakan bahwa :
Tiap
tenaga kerja berhak mendapat perlindungan atau keselamatan, kesehatan,
kesusilaan, pemelihara moral kerja serta
perlakuan yang sesuai dengan martabat manusia dan moral agama.
2.
MACAM-MACAM KECELAKAAN KERJA
1) Kecelakaan
Kerja Akibat Langsung pekerjaan
2) Kecelakaan
pada saat atau waktu kerja
3) Kecelakaan
pada perjalanan (dari rumah ke tempat kerja dan sebaliknya, melalui jalan yang
wajar)
4) Penyakit
akibat kerja.
3.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM
LINGKUNGAN PEKERJAAN
a) Kebersihan
Kebersihan merupakan syarat pertama
untuk pekerja yang sehat dan pelaksanaannya tidak akan memerlukan banyak biaya.
b) Air
minum dan kesehatan
Air minum yang bersih dan didinginkan
secukupnya dari sumber yang sehat dan secara teratur diperiksa harus disediakan
secara Cuma-Cuma dekat tempat kerja.
c) Urusan
rumah tangga
Kerapihan dalam ruangan membantu dalam
hal produktifitas dan mengurangi kemungkinan kecelakaan.
d) Penerangan
Penerangan yang baik mempercepat
produksi, penerangan perlu untuk kesehatan, keamanan dan daya-guna pekerja.
e) Ventilasi,
Pemanasan, dan Pendinginan
Ventilasi yang menyeluruh perlu untuk
kesehatan dan rasa keserasian para pekerja.
f) Warna
Sesuatu yang perlu dikemukakan yakni
penggunaan warna sebagai factor yang mempengaruhi rasa panas atau dingin pada
pekerja.
g) Kegaduhan
h) Pencegahan
kecelakaan
Pemasangan pemberitahuan-pemberitahuan
peringatan dan penggunaan warna-warna tegas untuk menarik perhatian kepada
hal-hal yang dapat menimbulkan bahaya
i) Pencegahan
Kebakaran
j) Gizi
4.
FAKTOR-FAKTOR KECELAKAAN
- Lingkungan
- Manusia
a. Sifat,fisik
dan mental
b. Pengetahuan
keterampilan
c. Sikap
d. Mesin/alat
- Mesin/Alat
BAB
22
CARA
MEMBERI INSTRUKSI DAN HUBUNGAN KERJA
1. PENGERTIAN
PERINTAH DAN INSTRUKSI
1) Perintah adalah
suatu pernyataan kehendak pimpinan
secara tegas dan ringkas, yang
dirumuskan dalam suatu bentuk tertentu, didasarkan kepada suatu sarana
komunikasi secara tertulis atau lisan,
yang mengemukakan keterangan mengenai kegiatan, untuk dilaksanakan
2) Instruksi,
adalah salah satu bentuk perintah untuk memberikan keterangan tentang tujuan
umum, kebijaksanaan dan rencana strategi kegiatan dalam suatu kegiatan tertentu
untuk jangka waktu yang relative lama.
2. RANTAI
PIMPINAN SECARA HIRARKI
A. Atasan
yang memberi perintah harus segera
memberitahukan kepada atasan langsung anggota yang menerima perintah atau
instruksi kepada bawahannya.
B. Anggota
yang menerima perintah harus segera melaporakan kepada atasan langsung tentang
perintah yang diterimanya, serta tindakan yang telah dilakukan sehubungan
dengan perintah tersebut.
3. HAL-HAL
YANG BERKAITAN DENGAN PEMBAGIAN PEKERJAAN
a. Rantai
kepemimpinan atau rantai komando
b. Rentang
kendali
c. Struktur
4. PROSEDUR
KERJA
Prosedur Kerja meliputi :
a. Pengaturan
pembagian tugas yang jelas dan tegas, rumuskan Siapa melakukan apa
b. Pengaturan
hubungan kerjasama antar satuan organisasi, rumuskan Siapa bekerja sama dengan
siapa
c. Pengaturan
tentang garis wewenang dan tanggung jawab, rumuskan Siapa yang memerintah dan
siapa pula yang bertanggungjawab kepada siapa.
5. KOMUNIKASI
(HUBUNGAN) PIMPINAN DAN STAF
Komunikasi (hubungan) adalah proses
pengalihan (transfer) sesuatu dari satu orang atau unit kepada orang lain atau
unit lain.
1.
Perintah tertulis atau lisan
2.
Laporan
3.
Hubungan persurat, nota, telepon, sandi
4.
Rapat atau konferensi
5.
Memberi bimbingan dan nasehat
6. TELAAHAN
STAF
Telaahan staf adalah suatu
karangan/tulisan yang resmi yang dibuat
oleh staf, yang berisi suatu analisa ringkas disertai saran pemecahan
persoalannya.
Susunan Telaaahan Staf :
1) Kepala
Naskah
2) Persoalan
3) Praanggapan
4) Fakta
yang berpengaruh terhadap persoalan
5) Pembahasan
6) Kesimpulan
7) Tindakan
yang disarankan
8) Penutup
9) Kesimpulan
BAB
23
KEPEMIMPINAN
DALAM KANTOR
1. PENGERTIAN
KEPEMIMPINAN
Kepemimpinan
dapat diartikan kemampuan untuk mempengaruhi perilaku orang-orang agar dengan
penuh pengertian, kesadaran dan sepenuh hati bersedia mengikuti kehedak
pimpinan. Seorang pemimpin yang efektif adalah seorang yang memiliki kemampuan
tersebut.
2. KEPEMIMPINAN
MENURUT PARA AHLI DAN MEMBANGUN KESETIAAN BAWAAN
A. Menurut
Ordway Tead, 10 ciri yang perlu dimiliki oleh seorang Pemimpin, yaitu:
1) Ketentuan
Fisik dan Syaraf
2) Memahami
tujuan dan arah organisasi
3) Enthusiasme
4) Keramahan
dan Kecintaan
5) Integritas
6) Penguasaan
Tekhnik bidang tugasnya
7) Dapat
mengambil keputusan
8) Intelejensi
9) Keterampilan
sebagai guru
10)Keyakinan
B. Miller
mengemukakan 8 ciri Kepemimpinan, yaitu:
1) Kesehatan
yang baik, kekuatan pribadi dan ketahanan fisik
2) Mamahami
Tugas Poko (mission), komitmen pribadi terhadap kegiatan atau tujuan bersama,
enthusiasm, kepercayaan diri.
3) Memiliki
perhatian kepada orang lain
4) Intelejensi
5) Integritas
6) Sikap
persuasive, kemampuan mempengaruhi orang/bawahan untuk menerima
keputusan-kepputusannya
7) Kritis,
8) Kesetiaan,
perhatian penuh kepada kegiatan bersama dan juga kepada orang lain
C. Ki
Hajar Dewantara
1) Tutwuri
Handayani, yaitu dari belakang yang menumbuhkan daya gerak,
2) Ing
Madya mangun Karsa, yaitu ditengah-tangan membangun kemampuan
3) Ing
ngarso sung Tulodo, didepan memberikan suri tauladan
Adapun beberapa hal yang
menyebabkan seseorang mau dan bersedia menjadi pengikut :
- Karena
naluri
- Karena
Agama dan Hati Nurani
- Karena
Tradisi
- Karena
pengaturan Hukum
- Karena
Nadar dan Pikiran Sehat
Pemimpin
dapat diterima karena berbagai factor/teori sehingga dapat diterima orang lain
menjadi Pemimpin yaitu Faktor :
a. Teori
Genetis
b. Teori
Sosial
c. Teori
Ekologis
Tidak ada komentar:
Posting Komentar